BIとは何か簡単に解説！BIツールの機能やメリット、導入時の選び方などをご紹介

BI「Business Inteligence　(ビジネスインテリジェンス)」は、企業が蓄積した大量のデータを分析・加工し、経営や業務の意思決定に活用する手法です。これにより、経営者やスタッフが自らデータを抽出・分析し、有用な情報に変換することが可能となります。

BIを実現するためには、BIツールが必要不可欠です。BIツールは、データの抽出から分析、そして情報への変換というプロセスをサポートするソフトウェアやシステムのことを指します。

BIツールの仕組みは主に3つのステップから成り立っています。まず、企業が持つさまざまなデータを集約し、BIツールにインプットします。

次に、これらのデータを集計し、分析を行います。最後に、分析結果を視覚的に理解しやすい形（グラフや表）で表示します。これにより、企業は迅速かつ正確な意思決定を行うことが可能となるのです。

BIの起源は、1989年に米国のアナリスト、ハワード・ドレスナー氏が提唱した考え方にあります。それ以前にもデータを活用したいというニーズはありましたが、EUC「End User Computing　(エンドユーザーコンピューティング)」やDWH「Data Ware House　(データウェアハウス)」といったIT技術の進化により、精度の高いデータ分析が現実的になりました。

これにより、非専門家でもデータを活用して意思決定の質を高められる仕組みが生まれ、BIという概念が広く認知されるようになったのです。

BIツールの種類は、以下の4つの種類に分けられます。

「レポーティングツール」は、素早く問題の兆候を発見し、対処することを目的とするツールです。データを収集分析し、結果をレポートに自動出力します。

次に、「OLAP分析ツール」は、問題の要因を深く掘り下げ、検証を行います。蓄積したデータベースを多角的に解析し、問題点や解決策を見つけ出します。

そして、「データマイニングツール」は、顧客の購買パターンの分析や統計的な数値の解析などを通じて、経営の最適化を図ることを目的としています。目的に応じて複数の分析手法を組み合わせて使用します。

最後に、「プランニングツール」は、過去実績の分析と、分析をベースにした数値のシミュレーションを行い、予算計画や経営計画の根拠を得ます。過去の実績の分析やシミュレーションを通して、予算計画や経営計画などに反映することが可能です。

BIツールは、膨大なデータを効率的に活用して経営や業務に役立てます。ここからは、BIツールの目的について解説します。

BIツールには、企業が蓄積する大量のデータを集約・分析し、経営や業務に活用するという目的があります。

BIツールを使えば、売上情報や財務情報などの重要なデータをリアルタイムで把握し、迅速な経営判断を行うことが可能になります。BIツールはデータの集約と分析を通じて、企業の意思決定を強化し、業務効率化や業績の向上を図ることができるでしょう。

BIツールは、企業が持つ膨大なデータから情報を集約・分析することで経営や業務に活用できます。　複数のデータを集計し分析することで、データ間の関連性や傾向を見つけ出すことが可能となります。

これにより、自社の商品やサービスを利用する人の特性が明確となり、有効な営業戦略を立てることもできます。

BIツールの目的の一つは、分析したデータを視覚的に表現すること、つまりデータの可視化です。BIツールは、分析したデータを見やすい形（グラフやチャート）に変換します。

これにより、製品の売上傾向や季節性など、データに隠れた情報を直感的に理解することが可能になります。このように、BIツールは分析したデータを可視化することで、データから得られる情報を最大限に引き出す役割を果たしています。

BIツールと関連するシステムとして基幹系システム、情報系システム、戦略系システムが挙げられます。これらの役割の違いを把握しておくことで、より効果的なデータの活用が可能となるでしょう。ここからは、BIツールと関連するビジネスツール・システムとの違いを解説します。

BIツールと基幹系システムは、企業の業務遂行において重要な役割を果たすものですが、その目的と機能は大きく異なります。

まず、基幹系システムとは、業務をコンピューターで管理するシステムのことを指します。生産管理、販売管理、在庫管理、人事管理、会計管理など、企業の各部門がそれぞれに蓄積している膨大なデータを管理します。

一方、BIツールは、これら基幹系システムなどに蓄積される膨大なデータを収集・分析し、経営上の意思決定に役立てるためのツールです。企業の各部署がバラバラに持っているデータを収集・蓄積・加工・分析・報告することで経営戦略のための意思決定に役立てることを意味します。

つまり、基幹系システムは「データの生成・管理」を、BIツールは「データの活用・分析」を主な目的としています。これらは、それぞれが異なる役割を果たしながら、企業のデータ活用を支える重要なシステムと言えます。

BIツールと情報系システムは、どちらも企業の業務を支援するためのシステムですが、その目的と機能には大きな違いがあります。BIツールは企業が蓄積する大量データを集約・分析し、経営や業務に活用することを目的としています。

例えば、BIツールを使用して売上データを分析し、特定の商品が特定の地域でよく売れていることを発見したとします。この情報を元に、その地域でのマーケティング活動を強化するなどの経営判断を下すことができるのです。

一方、情報系システムは、社内コミュニケーションや事務業務の効率化を目的としたシステムです。これには、メールシステムやワークフローシステム、文書管理システムなどが含まれます。情報系システムを使用すれば、社内のコミュニケーションを効率化し、業務の進行状況を共有したり、必要な文書を素早く見つけ出したりすることが可能となります。

このように、BIツールは「データの活用」を目的としていて、情報系システムは、「業務の効率化」に重点を置いています。それぞれ異なる目的と機能を持っていますが、適切な場面で活用することで、企業の業務を支援するための重要なツールといえます。

戦略系システムは、企業の営業等の業務を戦略的に、自動化・効率化するためのシステムです。CRM「Customer Relationship Management(顧客管理システム)」やSFA「Sales Force Automation(営業支援システム)」MA「Marketing Automation(マーケティング・オートメーション)」などがそれにあたります。

例えば、BIツールでデータを分析し、それらのデータを戦略系システムで活用することで、生産効率の改善や販売戦略の策定に役立てられます。これにより、企業は市場の動向や競合他社の動きを把握し、それに基づいて営業戦略を立案・実行することが可能となります。

つまり、BIツールは「データの活用・分析」をするのに対し、戦略系システムは「業務の自動化・効率化」を目的としています。BIツールと戦略系システムの目的を把握することで、それぞれのツールを適した状況で活用できるでしょう。

ここからは、BIツールに搭載されている機能を紹介します。

BIツールの機能の一つに、データ管理機能があります。データ管理機能は、BIで大量のデータを扱う際に役立ちます。データ管理機能を活用すれば、社内外や各種システムで分断されたデータを一元管理し、手軽に抽出・加工・統合が可能です。

加えて、必要なデータだけを複数のシステムから収集し、それを顧客や担当者ごとに整理し直すことも可能です。これにより、データが分散している問題を解決し、収集したデータを基にした正確な経営判断が可能となります。

BIツールでは蓄積されたデータをグラフや表で可視化・分析し、結果を素早く表示する機能があります。統計分析を自動で行なうことができることから、大量のデータをもとに、統計学やAIに基づいた分析で隠れた法則を見つけ出します。

加えて、プランニング機能では、集約したデータや分析結果に基づいて、予算計画や経営計画の根拠となる数値をシュミレーションをすることも可能です。これらの予測やシミュレーションは、戦略的な意思決定を行う際の重要な情報源となります。

レポーティング機能は、BIツール機能の一つで、社内の様々なシステムから必要なデータを抽出・集約し、グラフや図表といった形でわかりやすく表示する機能です。

レポーティング機能を利用すれば、システムを跨いで社内に散在するデータを集約し、今どのような状況にあるのかを分析したり、グラフなどでわかりやすく可視化したりすることができます。効率性・パフォーマンスのチェックや異常を素早く検知することで、問題への対応と意思決定の迅速化に貢献します。

会議に提出するための資料作成といった目的で、ダッシュボードにグラフを表示させて、視覚的に確認できるツールも多数あります。この機能を活用することで、効率的にデータを基にした意思決定が可能となります。

ここからは、BIツールの利用シーンと活用例について解説します。

BIツールは、企業の財務データの集計や経営資料を自動で作成することが可能です。会計データや販売管理データ、在庫管理データなど、企業が保有する膨大なデータを一元的に分析・可視化することで、経営者は企業の状況をリアルタイムで把握し、迅速かつ正確な経営判断を行えます。

手作業でデータの集計や資料作成するのは、手間がかかりますが、BIツールを活用することで、効率的な経営分析が可能となるでしょう。

BIツールを活用して財務分析を行うと、企業の財務状況を詳細に把握でき、財務戦略の策定を支援することができます。財務データは複雑であり、その解析には専門的な知識が必要です。

BIツールを活用すれば、財務諸表の作成、財務指標の計算、財務状況の予測など、財務管理に必要な様々なタスクを迅速に行うことが可能です。これにより、企業は財務状況を効率的に把握できます。

営業分析や更新管理が煩雑になりがちなExcelに代わるものとして、BIツールによる営業分析が企業の営業活動に必要とされています。BIツールは、さまざまな形式のデータを迅速に集計・可視化することが可能です。

売上管理システムや顧客管理システムなど複数システムからのデータや、Excel・CSVファイルのデータなど、種類を選ばず統合することができます。BIツールの活用により、営業活動の効率化が図られ、営業戦略の立案が明確化されるでしょう。

BIツールでは、人事データ分析が可能です。人事に関わる大量のデータを、迅速に集計・可視化・分析することにより、人事部門は、適材適所の人材配置や個々の従業員に合った育成プランを策定できます。

BIツールで、人事データに基づいて論理的に分析を行うことで、採用プロセスの改善、人事制度の最適化、離職率の改善などに繋がります。これにより、企業は人材の配置を最適化でき、各従業員の能力を最大限に活かすことができるでしょう。

BIツールを活用することにより、適切な在庫管理が可能となります。企業は、商品の在庫状況や流動状況を、正確に把握する必要があります。これらのデータを効率的に分析し、最適な在庫保有状況を実現するためにBIツールは活用されます。

BIツールで在庫データに基づいた分析を行うことで、材料の無駄な調達を避け、生産の効率を高められます。これにより、在庫管理の効率が向上し、企業全体の生産性の向上に繋げられるでしょう。

企業の製造管理においても、BIツールは非常に有効です。 製造現場ごとに煩雑に保管されている情報も、BIツールの活用により、素早く情報を収集・分析し、合理的な意思決定が可能となります。

例えば、生産の進捗、製品別の実際の原価、製品別の受注の繁閑分析などの重要な指標をダッシュボードやレポートとして一元化し、リアルタイムで把握することができます。これにより、生産性の向上や原価削減など、効率的な製造管理を実現することができるでしょう。

BIツールは、顧客の属性や行動を把握し、適切なマーケティング施策を実施するのに役立ちます。

BIツールを使って、オペレーターと顧客との会話情報や、集計したアンケート結果などに蓄積されたデータを一元化し分析することで、効率的に顧客ニーズを数値や傾向として可視化することが可能です。これにより、ニーズに応じた適切なマーケティング施策の立案が可能となります。

BIツールを活用すれば、適切なバスケット分析が可能です。バスケット分析とは、購買データの分析により、一緒に購入されやすい商品を明らかにする分析手法です。

一回の買い物で購入している商品の組み合わせをBIツールによってデータを可視化することにより、顧客の購買行動を分析できます。

これにより、商品の配置やプロモーション、他に購入されそうな商品を勧めるなどの販売戦略を最適化することが可能になります。ニーズに合った商品を推奨したり、適切なサービスを提供したりすることにより、顧客満足度の向上にも繋げることができます。

BIツールは適切な販売時期分析を行うのに役立ちます。販売時期分析とは、商品やサービスの売上が特定の時期に集中する傾向を明らかにする分析手法です。これにより、季節性やイベントなどの影響を把握し、適切な販売戦略を策定することが可能になります。

具体的な活用例としては、「季節性商品の売上予測」があります。過去のデータを分析することで、特定の季節に売上が増える商品を予測し、在庫管理や販売戦略を最適化することができます。

予実分析を行うにあたって、BIツールは非常に有効です。予実分析とは予算（目標）と実績を比較し、その差異の理由を深掘りし、今後の戦略を構築する分析手法です。BIツールを使って予算（目標）、実績、予実差、達成率などの一般的な数字を把握し、部門別、担当者別、顧客別などでさまざまな視点からデータを分析することが可能です。

これにより、達成率の数字だけでなく、「なぜその数字になったのか？」「数字を良くするためには今後何をすればいいのか？」を分析することが可能になります。BIツールで予実分析を行うことにより、予算と実績の差を把握でき、適切な経営判断を下せるようになるでしょう。

BIツールを導入すると、多くのメリットがあります。ここからは、BIツールの導入メリットについて解説します。

BIツールは、組織内の大量のデータを収集、分析、可視化することができます。これにより、直感や経験に頼るのではなく、データに基づいた客観的な意思決定を行うことが可能になります。BIツールを使用せずに大量のデータを分析すると、時間と労力が必要となります。

また、手動でのデータ分析はヒューマンエラーのリスクが高く、結果の制度と信頼性の低下に繋がります。BIツールを活用すれば、大量のデータを迅速に処理し、効率的に意思決定を行うことが可能となります。

BIツールは、業務の効率化に有効です。例えば、自動化されたレポート作成機能により、手作業でのレポート作成時間を大幅に削減することができます。

また、リアルタイムのダッシュボードにより、業務の現状をすぐに把握し、必要な対策を迅速に講じることもできるでしょう。これにより、素早くデータの理解を深められ、データの共有も容易にできることから、効率的な業務運営が可能となります。

BIツールは、市場のトレンドや競合他社の動向を理解するのに役立ちます。BIツールを活用すれば、業界のレポート、市場調査データ、競合他社の公開情報、ソーシャルメディアの投稿などを一元的に分析することが可能です。

これにより、競争優位を獲得し、ビジネスの成長を促進することができます。また、顧客の行動や嗜好を深く理解することで、よりパーソナライズされたサービスを提供し、顧客満足度を向上させることにも繋げられます。

BIツールの導入を検討するのであれば、メリットと合わせてデメリットも把握しておきましょう。ここからは、BIツールのデメリットについて解説します。

BIツールの導入には、ソフトウェアライセンス費用やハードウェアの設備投資、システム導入のためのコンサルティング費用など、初期投資が高額になることがあります。無料ツールも存在しますが、企業が使用するには適さない場合が多いとされています。

それは、無料のBIツールは機能が制限されていたり、データのセキュリティが充分に保証されていなかったりする可能性があるためです。したがって、自社の重要なデータを管理するBIツールは信頼のおける有料のツールを選択する必要があります。

BIツールを使用するには、初期設定が必要です。データの接続やダッシュボードの作成、レポートの設定など多くの作業が含まれます。これらの作業には、専門的な知識が必要となり、時間とリソースを大量に消費する可能性も考えられるでしょう。

専門的な知識がない場合は、業者に依頼するなどして、対策を講じる必要があります。初期設定に関する必要なサポートを得ることで、BIツールの機能を最大限に活用することができるでしょう。

BIツールを導入すると、辞めにくいというデメリットがあります。BIツールは大量のデータを取り込み分析を行うため、他のツールにデータを移行するのが難しくなるためです。

また、ツールの機能を最大限に活用できている場合、辞めてしまうと、業務効率を落としてしまう可能性があります。したがって、BIツールは一度導入すると辞めにくいことから、導入する際は、長期的な視点をもって、慎重に検討することが大切です。

自社に合うBIツールを選択するには、選び方のポイントを抑えておくことが重要です。ここからは、BIツールの選び方について解説します。

BIツールを選ぶ際には、自社の課題を整理するようにしましょう。自社が直面している問題を明確に把握することで、それに対応できる最適なBIツールを選択できるからです。自社のビジネスプロセスや業務フローを見直し、課題を明確にしましょう。

合わせて、自社の課題が整理できたら、課題を解決にするために必要な機能をリストアップすることも重要です。そうすることで、自社のニーズに適したBIツールを選択できるでしょう。

BIツールを選択する際は、操作性を確認するようにしましょう。操作性の良いBIツールは効果を最大限に活用できるためです。直感的に操作できるものであれば、機能が把握しやすく、効率的に作業を進められます。

操作性を確認するには、デモやテストアカウントで実際に操作するのがおすすめです。BIツールを提供している企業によって、強みは異なるため、各社のBIツールを操作し、自社にとって使い勝手が良いBIツールかどうか比較検討すると良いでしょう。

自社に合うBIツールを選択するには、外部システムと連携が可能かどうか確認することが重要です。外部システムと連携できると、異なるシステムのデータを一元的に管理できるようになり、より深い洞察を得られます。

外部システムとBIツールを連携し、点在しているデータを一元化することで、多角的視点からの分析を実現できるでしょう。

BIツールを導入して成功した例は多数あります。ここからは、BIツールの導入成功事例について紹介します。

ある製造業の企業は、過去のデータ分析や資料作成にかけていた時間が多く、経営判断のスピード感が求められていました。そこで、BIツールを導入し、過去のデータ分析や資料作成にかけていた時間を大幅に削減しました。

これにより、これまで手がつけられなかった企業施策に時間を割くことができ、経営陣の経営判断のスピード感が高まりました。その結果、企業全体の業績向上に寄与したのです。

建設業のある企業は、労働時間管理やExcelで作成していた様々なデータの処理に時間がかかっていたため、業務効率化が課題でした。そこで、BIツールを導入し、労働時間管理だけでなく、Excelで作成していた様々なデータをBIツールで処理することで、業務効率化を進めることができました。

また、労働時間のタイムリーな可視化により、意識改革を図り、他部門への展開により、業務効率化を実現し、働き方改革を推進しました。

ある企業は、自社の製品やサービスを利用する顧客の行動パターンを理解することに課題を感じていました。そこで、BIツールを導入し、顧客データを集約・分析することで、顧客の購買行動や利用傾向を把握することができるようになりました。

これにより、企業は顧客のニーズに合わせた製品開発やマーケティング戦略を立てることが可能になり、売上向上につながりました。また、顧客満足度も向上し、リピート率の増加に寄与しました。

さらに、BIツールの導入により、顧客データの管理と分析が効率化され、企業全体の業務効率が向上しました。

BIツール市場は今後も順調に成長が見込まれています。データ駆動型文化の普及、データ分析スキルの需要増加、ビジネス上の課題への対応能力向上などが市場成長を後押ししています。

加えて、AIと機械学習の発展により、BIツールは自動化と予測能力がさらに向上することが予想されます。これにより、ユーザーはより高度な分析と意思決定を行うことができ、ビジネス戦略の策定がより的確に行われるようになるでしょう。

今回は、BIツールについて解説しました。BIツールはデータ駆動型の経営を実現し、企業の業績向上や業務効率化に大いに貢献します。BIツールの導入と活用は、今後のビジネス戦略において重要な要素といえます。

自社に合うBIツールを選択する際は、目標や課題を明確にし、それに対応できるものを選択すると良いでしょう。適切なBIツールを選ぶことで、企業の競争力を高め、ビジネスの持続可能な成長を実現できるでしょう。本記事の内容を、BIツールを選択する際にお役立てください。

株式会社Commune (コミューン)は、企業と顧客間のコミュニケーションを効率化し、カスタマーサクセスを実現するためのプラットフォームを提供しています。

Commune (コミューン) では、企業と既存顧客間に発生するコミュニケーション（Q&A・メール・電話など）を集約・最適化します。これにより、企業は顧客とのコミュニケーションを効率的に管理できます。

加えて、BIツールにも対応可能です。Commune (コミューン) では、顧客データの収集・分析を通じて、企業がより精度の高い意思決定を行うことを支援します。

以下の フォームからダウンロードできる「3分でわかるCommune (コミューン) 資料」では、Commune (コミューン) の詳細が確認できます。詳細が気になる方はぜひご覧ください。