地域創生を主幹事業とするレッドホースコーポレーション株式会社では、リモートワーク9割超の組織で、部門を超えた情報共有と交流をどう実現するか、を前提に社内ポータルとして活用できる新しい基盤を探していました。
こうした課題に対し同社は、交流とナレッジ共有を両立できる次世代型社内ポータルとして「Commune for Work」を導入、「REDHORSE CONNECT」を立ち上げました。情報システム室と広報室が役割を分担して運用し、1日1回を目安に、日々の情報を確認してもらうよう全社に推奨することで、情報の一元集約を進めています。
導入の結果、大きな混乱なくスムーズなツール移行が完了し、自由度の高いカスタマイズによって情報へのアクセス性が大きく向上。従業員満足度の向上に取り組まれています。
本記事では、「REDHORSE CONNECT」の運営に関わるコーポレート部門 広報室 高嶋優子様、堀聖華様のご両名にお話を伺いながら、社内ポータルとしてどのように活用されているのかを整理します。
社内ポータルとして活用
──どのような事業を展開されていますか？
高嶋様：弊社は地域産業支援事業、産直D2C事業を展開しています。
500人弱いる社員の中で9割以上はリモートで働いており、また拠点も全国各地にあるため、対面のコミュニケーションが難しい状況にあります。そのため他部署の方針がわかりづらいなど、情報の透明性の面で課題がありました。
──Commune for Workをどのように活用されていますか？
高嶋様：社内ポータル「REDHORSE CONNECT」として活用しています。一部の雇用形態の方を除き、大半の社員が閲覧できる環境になっています。
一番発信が多いのは人事・広報・総務・経理などコーポレート部門で、全社に関わる業務連絡です。入退社の情報や毎月の組織図の更新、月に一度のオンライン全体朝礼の告知やアーカイブ動画、資料の発信などをしています。
また、単なるお知らせ掲示板としてだけではなく、マニュアルや会社の情報がここに集約されている状態を作りたいと考えています。具体的には、普段毎日見るわけではないものの、必要に駆られた時に「あれ、どこにあるんだっけ？」と思うような社内規程や、引っ越しなどの個人的な手続きのフォーマット、経費精算や請求書処理の申請フロー、操作手順のマニュアルなどを幅広いジャンルに渡って掲載しています。他にも、社内で使っているSlackや勤怠管理システムといった様々なWebツールのリンクもまとめています。
リモート中心ではありますが、社内ポータルにログインして今日の情報を取りに行くことを「出社の形の一つ」とし、1日1回を目安に、日々の情報を確認してもらうよう全社に推奨しています。社内ポータルに必要な情報を取りまとめておくことで、業務の利便性向上、ES（従業員満足度）の向上に繋げていきたいと考えています。
堀様：これらに加えて、インナーブランディング強化の場としても使っています。全体朝礼のアーカイブをトップページに固定して、いつでも誰でも目に触れられる状態を作っているのもその一環です。
▲ 社内ポータル「REDHORSE CONNECT」（画像提供：レッドホースコーポレーション様）
情報ストックと交流の両立を重視
──なぜCommune for Workを社内ポータルとして採用いただいたのでしょうか？
高嶋様：Commune for Workを導入する前は、Meta社の「Workplace」を導入し、社内ポータルとして活用していましたが、「Workplace」がサービス終了することになったのが新しいツールを探し始めたそもそものきっかけです。「Workplace」はFacebookのタイムラインのようなインターフェースのため、情報が多いと流れてしまい、社内規程やマニュアルなどが埋もれてしまうなど、情報を蓄積・整理するストック性が弱いという課題を感じていました。また、雇用形態によって情報を出す・出さないといった閲覧制限ができず、全社員に一斉に周知することしかできませんでした。
そういう交流とナレッジ蓄積が両立できるツールがいいなと思い、ツールを選定し、30個近い中からCommune for Workを選びました。以前のツールと親和性が高く、閲覧制御ができ、マニュアルなどを集約するためのカスタマイズの自由度が高い点を評価しました。
──現在の運営体制について教えてください。
高嶋様：コンテンツ管理とツール自体の管理で、役割を分けています。
私たちコーポレート部門の広報室が、中身の設計やコンテンツを管理するメンバーとして参加しています。導入の時に連携させていただいた情報システム室は、ツールの管理という立ち位置で今も関わってもらっています。
高いカスタマイズ性で、情報への辿り着きやすさを改善
──Commune for Workの導入後、どのような変化を感じていますか？
高嶋様：当初は使い慣れていたツールがなくなって新しいものになってしまう不安がありましたが、親和性が高く、大きな混乱もなくスムーズに移行できていると、社員のみんなと話していても感じています。
デザインや情報設計を自由にいろいろカスタマイズして設定ができるので、探しやすさや情報への辿り着きやすさを改善したい時に、自由度が高くてやりやすさを感じています。実際に設定しているものも、前より見やすくなったのではないかと思っています。
個人的に良かったなと最近思っているのは、リアクションスタンプを自由にいろいろ設定できるところです。ちょっと面白い、かわいいスタンプを設定してそれを押してくれていると見栄えもいいですし、一般的な絵文字より味があっていいなと感じています。
──立ち上げ後、現場の反応で印象的だったことはありますか？
堀様：採用や会社のPRとして社員インタビューの記事を社内ポータル内で発信しているのですが、その記事を読んだ社員、もしくはインタビューの対象者になった本人たちに、リアクションについてのアンケートを取りました。回答数こそ少ないものの、約14%が何かしらのアクションがあったという結果になりました。社員インタビューに対応いただいた本人たちから直接、「記事を読んだ社員から声をかけられました」と言われたことが何回かあります。
▲ かわいいリアクションスタンプの一例（画像提供：レッドホースコーポレーション様）
組織の枠を超えた社員交流を創出
──社内コミュニティ運営の中で、成果を感じたエピソードはありますか？
高嶋様：一番人気でリアクションやコメントも多いのが、「社員ライブラリ」という社員の自己紹介タイムラインのようなコンテンツです。入社や異動などの人事情報は人事担当からお知らせしますが、それとは別に入社時に自己紹介を投稿してもらっています。
普段の仕事では関わることが少ない違う部署の人からリアクションがついたり、たとえば「趣味が一緒なのでお話できたら嬉しいです」といったコメントがついたりして活発です。結局、それがタイムライン上に残ってストックされていくので、いざその方に連絡したい時に「こういう雰囲気の人なんだ」と掴んだ上で連絡することができるようになっています。
──今後の展望を教えてください。
高嶋様：大きく3つあります。1つ目は、現在アカウントを付与できていない一部の非正規社員へのアカウント付与を進めたいです。Commune for Workの強みである閲覧制御の機能を活用して、必要な人に必要な情報がきちんと届くような「情報のパーソナライズ」を進めていきたいと考えています。
2つ目は、人気の「社員ライブラリ」の形を変えたり拡大したりして、拠点や部署をまたいでの社員のお互いの顔の見える化や、相互理解を深めることを推進していきたいです。
3つ目は、現状のコーポレート部門からの事務的な連絡中心から、現場からのナレッジや「この部署の誰々さん関わってくれてありがとう」といった発信など、ボトムアップで双方向のやり取りを増やし、組織カルチャーの醸成に繋げていきたいです。
──ありがとうございました。
