コミュニケーションツールとは？おすすめの社内向けツール比較10選！導入効果を紹介

コミュニケーションツールは、意思や情報の伝達に用いられるオンラインで提供するアプリケーションのことです。近年では、電話やメールに代わって手軽に情報共有が可能なチャットなど多くのサービスが登場しています。

従来のメールは一方向に送受信するので、リアルタイム性に欠けます。一方コミュニケーションツールは、リアルタイムかつ多機能なコミュニケーションを可能にし、情報の迅速な共有やチーム間の連携を促進します。

法人向けツールは個人向けに比べてセキュリティが強固なものが多く、管理者権限が付与されるプランがあります。また、プロジェクトごとでチームを分けるなど企業が使いやすい仕様になっていますが、機能的な面では両者に大きな差はありません。

社内コミュニケーション不足は生産性低下の原因となります。コミュニケーションツールを活用することで、迅速な情報共有や共有漏れの防止、時間効率の向上が可能となります。

社内コミュニケーションツールを活用すれば、情報共有のスピードが向上し、業務ごとの進捗を可視化することができます。また、社員同士が積極的にコミュニケーションを取ることで、チーム内で困っている人がいても周りのメンバーがすぐに気づいてサポートすることができます。そのため、情報共有やタスク管理にかかっていた時間を削減でき、生産性が向上します。

社員数や業務量が増えると、情報を共有することが困難になります。周知すべき事項をメールや口頭で伝達していても、全社員が確認するのが難しかったり、情報が正しく伝わらないケースがあります。

社内コミュニケーションツールを使えば全社員が必要な情報に簡単にアクセスできるため、情報の共有漏れを防止することができます。また、いつどのような情報が共有されたか確認しやすい上に、既読の管理によって確認していない社員を把握できるため、必要な情報を確実に共有できるでしょう。

社内コミュニケーションツールを導入すれば、従来のメールでのやり取りと比較して、時間効率を向上させることができます。

社員同士の情報共有にメールを使う場合、顧客とのメールのなかで情報が埋もれてしまい、見つけるのに時間がかかることもありますが、社内コミュニケーションツールでは情報を探す時間を削減することができます。

コミュニケーションツールには、下記の種類があります。

それぞれの特徴を紹介します。

コミュニケーションツールの一つにチャットツールがあります。

チャットツールは、PCやスマートフォンなどのデジタルデバイスを使って、リアルタイムなやり取りができるコミュニケーションツールです。インターネット回線とデジタルデバイスがあれば、時間や場所に捉われることなくやり取りすることができます。

リアルタイム性を持ちながらファイルやURLの共有もできて、履歴も残すことができる手軽なコミュニケーションツールとして普及しています。

企業や組織間で情報共有をするのに役立つのがグループウェアです。

グループウェアとは、社員のスケジュール管理やタスク管理などのビジネスを円滑にする機能と、チャット機能を併せ持つコミュニケーションツールです。勤怠管理、テレビ電話といった機能を兼ね備えるものもあります。

社内SNSとは、X（旧Twitter）をはじめとするSNSを企業内部の範囲に特化させたコミュニケーションツールのことです。

一般向けのSNSと同じように気軽にやり取りができるだけでなく、ファイル共有機能などもあり、円滑なコミュニケーションと情報共有も可能にします。

コミュニケーションツールには、下記の機能があります。

それぞれの機能を紹介します。

コミュニケーションツールには、短いメッセージでやりとりできる個人間のチャットやグループチャット機能がついています。

メールの場合、マナーとして件名、相手の所属先や名前などを書く必要がありますが、チャットであれば、メールアドレスや定型文を入力する手間を省け、LINEのように気軽にコミュニケーションをとることができます。

グループチャットではプロジェクトチームや部署ごとにグループを作成することができ、関連した業務のトピックをグループ参加者全員で話すことができるので、コミュニケーションや情報共有の円滑化にも有効です。

文字でのやり取りだけでは伝わりにくかったり、スピード感のあるやりとりが必要な場合は、音声通話機能やビデオ通話機能が有効です。

必要なデータや資料をコミュニケーションツールで共有しながら、詳細の説明を音声電話やビデオ通話でやり取りすることができます。表情や声色で相手の感情や状態がわかるため、重要なやりとりの際に活躍します。

コミュニケーションツールのファイル共有機能を使うことで、Word文書やPDFなどのファイルをドラッグ＆ドロップで簡単にメンバーに共有することできます。

メールの場合は共有ファイルを貼り付ける必要がありますが、コミュニケーションツールを使うことで業務を効率化することができます。

コミュニケーションツールのタスク管理機能では、個人やチームの業務内容や進捗管理をツール上で一元管理することができます。

オンライン上で仕事の指示や進捗確認を行えるので、リモートワークの従業員の業務管理にも使えます。

コミュニケーションツールを使用すると次のようなメリットがあります。

それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

コミュニケーションツールを活用する1つ目のメリットは、業務の効率化です。

チャット機能を活用すれば、形式にこだわらずSNSのようにライトなやり取りができます。メールと異なり、宛先や自分の名前、「お疲れ様です」「お世話になります」といった文言も省くことができるので、時間をかけずに用件だけを伝えることができます。

また、チームや部署単位などチャットグループを設定することで、業務の進捗状況を複数人で共有できるようにもなります。

さらに、メールでの1対1のコミュニケーションは閉鎖的になりがちですが、チャットではオープンにやり取りができるので、そのやり取りから他の社員が必要なノウハウを得られることもあるでしょう。

チャット機能やオンライン会議機能で社内会議を実施することで、対面での会議の回数を減らすことができます。

対面での会議には、会議のために資料を作成して印刷したり、会議室を用意する必要がありますが、コミュニケーション機能を使えば、上記のコスト削減ができます。

また、参加者全員が同じ日時・同じ場所に揃う必要もないので、移動時間や交通費を削減できます。

コミュニケーションツールの良いところは、必ずしも文字のやり取りが必須という訳ではない点です。

例えば、1つのメッセージに対して、「いいね！」のような絵文字を押せる機能があったり、リアクションをスタンプで表せる機能があったりと、カジュアルなコミュニケーションが可能になります。カジュアルでもコミュニケーションの頻度が増えることによってチーム内、部門間の社員とのやりとりが増え、コミュニケーションが活性化し、業務をより円滑に行える環境になるでしょう。

コミュニケーションツールは、シーンや用途に応じた使い分けをすることで効果が最大化します。

チャットが適しているビジネスシーンは下記があります。

情報共有はコミュニケーションが容易なチャットが適しています。既読機能が備わったチャットでは、誰が確認したか判断しやすいので、伝達漏れを防ぐことができます。

多くのチャットはプッシュ通知機能でメッセージの内容をすぐに確認できるため、緊急度や優先度が高い場合に素早く連絡を取りやすいメリットがあります。また、簡単な確認を求めたいときのコミュニケーションは素早く返信ができるチャットが向いています。

メールが適しているビジネスシーンは下記があります。

メールは送信した内容を削除できないので、決定事項や業務情報を正式な文書として残しておけます。社外への連絡では通常簡素な内容を送信するわけではないので、メールが適しています。

他にも、研修はオンライン会議ツール、業務の進捗管理はコミュニケーションツールでのタスク管理・スケジュール管理などを使うと効率的です。

個人情報を扱う際はメールやプライベートチャット機能を使ったり、新入社員や経験の浅い社員への指示は、メール、チャットだけでなく、対面でのフォローアップも重要です。ビジネスシーン毎に適切なツールを選択しましょう。

コミュニケーションツールは便利なツールですが、単に情報共有や社内コミュニケーションを活性化させるための手段に過ぎません。より効率的に導入するための注意点を紹介します。

「自社では何のために社内コミュニケーションツールを導入するのか」という導入の背景や使用目的、必要な理由を明確化し、社内全体に周知する必要があります。

優れたツールを導入するとしても、上記ができていないと導入や運用がスムーズにいかないことがあります。

社内コミュニケーションツールは非常に便利なものですが、ITに慣れていない社員や高齢の社員は使いこなせない可能性もあります。

そのため、操作が簡単なツールの選択や、サポート体制の確率も必要です。必要に応じて使い方の説明を社内研修で行ったり、使用方法をまとめたマニュアルを用意したりといったサポートも用意しましょう。

時間効率を向上させるコミュニケーションツールですが、使用方法やルールを設定していないと、社員への負担が大きくなる恐れがあります。

上司からのメッセージが届くとすぐに返信しないといけないと思い、就労時間外の連絡にストレスを感じてしまう社員は多いので、就労時間外は社内コミュニケーションツールを使わないなどというルールを設ける必要があります。

コミュニケーションツールを選ぶ際にチェックしたいポイントは、次の3点です。

備わっている機能はコミュニケーションツールによって異なるため、求める機能が揃っている物を選びましょう。

スピード感のあるコミュニケーションを重視する場合にはチャット機能や通話機能が充実したもの、頻繁に資料データをやり取りする場合はストレージ容量が大きいものなど、社員の実務に即した機能を把握した上で選定すると良いでしょう。

社員全員にとって扱いやすい仕様になっているか、デザインが使いやすいかも重要なポイントです。

実際にコミュニケーションツールを使うのは現場社員です。情報共有やタスク管理などでツールを使用する場合は、メンバー全員が使いこなせないと意味がありません。幅広い年齢層のメンバーがいたり、ITリテラシーに差がある場合は、シンプルで操作が分かりやすいツールを選ぶと良いでしょう。

ツール導入後も、操作に困っている人がいないか確認し、フォローすることも大切です。また、運用中のトラブルや不明点に関するサポート体制があるかも確認しておきましょう。

パソコンだけでなく、スマートフォンにも対応しているコミュニケーションツールを選ぶことがおすすめです。テレワークや外出が多い社員でも、場所や時間を問わずスムーズなコミュニケーションや業務進行が可能になります。

コミュニケーションツールは、働き方の多様化やリモートワークの推進にも柔軟に対応できる重要なツールです。

コミュニケーションツールとしておすすめできるツールを10個厳選しました。

Chartworkは、シンプルな操作でチャット・ビデオ通話・タスク管理、ファイル管理が可能な国産コミュニケーションツールです。シンプルな機能性のため、ITが苦手な人でも利用しやすいです。セキュリティー水準の高さも評価されているため、企業の重要情報を共有する際も安心です。

Slackは世界150ヶ国以上で利用されているビジネスチャットツールです。チャット形式のコミュニケーションに特化しており、1対1はもちろん、社内全体の連絡用チャットや、プロジェクト・チーム毎のチャンネルを作成できます。連絡のやり取りがスムーズで、仕事のスピードアップを図れます。

外部アプリとの連携がスムーズで、コミュニケーションの活性化・業務効率化を重視する企業には特におすすめです。

directは建設業など現場作業の多い業界で多く使われているビジネスチャットツールです。テキストメッセージ・動画や画像共有・タスク管理・現在地情報の共有など、多数の機能が備わっています。

社内のコミュニケーションだけでなく、取引先や協力会社など外部のメンバーを招待したグループチャットも可能で、現場作業における円滑なコミュニケーションを実現できます。

Asanaはタスク管理やチーム管理に特化したコミュニケーションツールで、スタートアップ企業から大企業まで幅広く活用されています。オートメーション機能で毎日のルーティーン作業の時間を大幅に削減することが可能です。

Backlogは元々、エンジニアの間で多く利用されているプロジェクト管理ツールですが、リモートワークの普及が進んだ近年はさまざまな業種から注目が集まっています。

ガントチャートやカンバンボードなどのプロジェクト管理機能やファイル共有機能などがシンプルで直感的に使うことができます。

LINE WORKSはLINEと同じUI/UXのため、LINEを使ったことのある人なら誰でもすぐに操作できるコミュニケーションツールです。

チャット（トーク）だけでなく、メール、アドレス帳、社内掲示板、社内カレンダーなどの機能も利用可能なため、これらの機能を別途導入する必要がありません。

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供するWeb会議ツールです。OS最大シェアを誇るWindowsとの相性はいうまでもありません。同社が提供するOffice365と親和性が高く、WordやExcelとの連携がスムーズにできます。

最大10,000人のライブイベントも開催できるため、全社合同会議や講演会など大規模なミーティングにも活用できます。

Notionはドキュメント作成・スケジュール管理・タスク管理・ガントチャート機能などビジネスに必要な機能が揃ったツールで多くの業種で採用されています。AIサポート機能によりますます便利になっています。

Trelloは、シンプルなデザインでカンバン方式でタスクを管理できるツールです。

オーストラリアの企業のツールで、全世界200万以上の企業が導入しています。無料でユーザー数に制限がないのも特徴です。

Commune for Workは物理的な距離、雇用形態、契約関係などの垣根を超え、社内・パートナーコミュニケーションを円滑にするコミュニティプラットフォームです。

コンテンツ投稿やスタンプ、コメント、Eラーニング、社内FAQの作成など、ストック型/フロー型のコミュニケーションを包括的に実施できます。

コミュニケーションツールの導入をスムーズに進めるには、事前に社内で準備しておく必要があります。導入前のポイントとして、押さえておくべき3点を紹介します。

コミュニケーションツールは、社内のコミュニケーションを活性化し、業務を効率化させるツールです。

ツールを有効活用するために、導入の背景や目的を明確化したうえで社内全体に周知させましょう。

コミュニケーションツールの導入でコミュニケーションが手軽にできる点はメリットですが、情報漏洩や時間外の業務のやり取りといったデメリットもあります。

ツール導入の際は、会社として決めた正しい使い方のルールを作成しましょう。

コミュニケーションツールで資料を共有するには、資料をデータ化する必要があります。

紙の資料の量が膨大な場合、効率的にデータ化できるツールもあるので、コミュニケーションツールと併せて導入することも良いでしょう。データ化した資料はコミュニケーションツールを通じて、スムーズに共有することができます。

本記事では「コミュニケーションツール」をテーマに解説しました。以下で要点を簡単にまとめます。

「コミュニケーションツール」とは、一言で言えば「意思や情報の伝達に用いられるオンラインで提供するアプリケーション」です。

コミュニケーションツールが重要な理由は3つあります。

コミュニケーションツールには、主に3種類あります。

コミュニケーションツールの機能は大きく4つあります。

コミュニケーションツールを使用するメリットは3点あります。

コミュニケーションツール導入時の注意点として3つ紹介しました。

コミュニケーションツールを選ぶ際にチェックしたいポイントは、次の3点です。

コミュニケーションツールとしておすすめできるツールを10個厳選しました。

コミュニケーションツールを導入する前の準備として3つ押さえておきましょう。

本記事を参考にしていただき、コミュニケーションツールの導入を成功させましょう。

「Commune（コミューン）」は、売上向上などの重要な事業指標の実現を支援するコミュニティツールです。データ分析機能、KPIの設計やコミュニティの構築、行うべき施策の提案など、運営支援に強みがあります。

カスタマーサクセスの観点から、戦略的に効果的なコミュニティ施策を推進したい企業・ブランド向きのコミュニティツールです。

コミュニティ戦略と運営を知り尽くした専門担当者が、運営代行を行うアウトソーシングサービスも展開しています。
これまでの企業と顧客の関係 ― サービスを与える側、受け取る側という”価値交換する関係”― ではなく、同じ方向を向く共創関係を築きたいと考える方は、ぜひコミューンにご相談ください。

Commune（コミューン）を社内コミュニティとして活用するメリットや具体的な事例が載っている資料を以下のフォームからダウンロードいただけます。

社内コミュニケーション、エンゲージメント向上、イノベーション推進などに課題を感じている方はご確認してみてはいかがでしょうか。