キャリアの支援だけにとどまらない、働く方のモチベーションを向上させるコミュニティ

最終的な直接雇用を目指す、育成型無期雇用派遣「funtable」

はじめに、パーソルテンプスタッフ様の事業について教えてください。

人材派遣、人材紹介、アウトソーシング事業を展開しています。働きたい求職者に対してさまざまな支援と希望するキャリアに伴走しながら未来をサポートする総合人材サービス企業です。

2017年4月にスタートしたfuntableは、未経験ながら事務職に興味がある方に対して、パーソルテンプスタッフが無期雇用派遣社員（以下、スタッフ）として採用し、派遣先企業にて就業いただくというサービスです。将来的には派遣先企業での直接雇用を叶えていただけるよう支援しています。

サービスの特性上、登録者の方は事務職未経験者が65％くらいで、オフィスワーク経験がある方は少ない状況です。また派遣先企業はアウトソーシング事業を展開される企業がもっとも多く、次いでメーカーや商社、サービス業などさまざまな業種の企業でご利用いただいています。

funtableは最終的に直接雇用を目指しているので、どこかのタイミングで当社を卒業いただくのがコンセプトですが、スタッフが希望すれば定年退職までずっと当社で雇用することも可能です。

離れた場所で働くスタッフのSOSに気付きたい

コミュニティを始められたきっかけはどのようなものですか？

funtableを展開していく上で、採用活動の幅を広げたいと考えていたところ、上司から「コミュニティが良いのではないか」という話を聞き、キャリア推進部の企画部門の中で検討し、進めることにしました。

就業している派遣スタッフのエンゲージメントを高める施策が必要だという課題感をもっており、最近はコミュニティサイトもよく見かけるなと感じていましたので、funtableでコミュニティを活用することにしました。

コミュニティ自体はfuntable推進室の担当者3名とキャリア推進室の企画部隊の3名で運営しています。現在コミュニティサイトのコンテンツ掲載を週2回実施しています。こんなことを載せたいといった要望を形にするため、コンテンツを企画し、原稿を作成、ダブルチェックや文言修正など関係者と連携をとりながら進めています。

どちらの部署がというわけではなくて、二つの部門が協力しながら運営しているのですね。

企画部門がいろんなものを調べて書くケースもあれば、現場で就業スタッフにインタビューを行い、記事を作って、ダブルチェックしてもらうケースもあります。記事の素材だけ提供し、構成などはお任せするケースもあったりと、二つの部門で協力しながら運営しています。

funtable推進室とキャリア推進室は丸の内、新宿とオフィスが別なので普段はチャットでやりとりをしています。

Commune導入前はどんな課題を感じていたのでしょうか？

funtableで就業中のスタッフは、それぞれ別の就業先で就業しています。そのため当社の社員ではあるものの、一人ひとりのスタッフが抱える課題はそれぞれ異なります。また、私たちは隣で働きぶりを見ているわけではないため、そのときどきの状況や、課題が見えづらく、SOSや問題が小さいうちに気づくことができないという課題がありました。もちろん、日々コミュニケーションを取る工夫はしていましたが、例えば、横で一緒に働いていればすぐにサポートできることが、離れた場所であるために難しいという課題がありました。

ほかにも、普段は電話やメール、LINEを利用して連絡を取っていましたが、就業中の方の人数が増えるほど、担当コーディネーター一人あたりの負担もどんどん増えていました。一括で情報発信すれば良かったのかもしれませんが、なかなかそういう発信ができておらず、工数がかかってしまうという課題もありました。あとは、funtableや当社に対する帰属意識が薄れていくことも課題に感じていました。というのも、お悩み解決や困ったことを相談する場は作っていましたが、嬉しいことや感動したことなど、離れた場所で働く仲間とも共有したいことを共有できる場を作れておらず、特に大きな課題だと感じていました。

「私の悩みが誰かの解決になる」場を提供したい

funtableにご登録されているスタッフ同士の交流はあったのですか？

ありませんでした。研修の場で自主的に、連絡先を交換したり、友達になり出かける約束をするとか、そういうことはあったかもしれませんが、当社が何かを仕掛けるといったことはしていませんでした。

一方で、研修後のアンケートなどでは、「同期と会う機会を作ってほしい」「同期と話す場が欲しい」という回答が圧倒的に多く、funtableではたらくスタッフ同士の交流を希望されていることは認識していました。

スタッフとコーディネーターのコミュニケーション方法について教えて下さい

就業中スタッフとやりとりする際は、LINEを使うことが多いです。ただスタッフから「電話で話したい」「Zoomで話したい」「直接会って話したい」といった希望があれば、それにあわせて対応していました。

メルマガのような、社内的なお知らせの一括送信は、情報セキュリティの観点から部門で送ることができません。本社の部署に依頼をし、リストに対して一括配信することができます。しかし、配信日時や内容を事前にチェックしてもらう必要があるため、月末の各種申請リマインドなど定期的な連絡に限って一括送信しています。

そのため、個々のやりとりで発生する内容は、個々の事情なので一括送信はできず、LINEなどで対応していました。

コミュニティサイトを始めたことによって、本社へのメール依頼などの工数は減りましたか？

まだ工数は変わっていません。というのも私たち自身もコミュニティサイトの使い方に慣れる必要があり、500人の就業スタッフのうち、新卒採用の50人にまずはトライアルで参加していただいています。まだコミュニティに参加していない方が多いので、従来のコミュニケーションスタイルはなくなっていません。しかし定期的なお知らせはコミュニティ内にアップしているので、簡易な問い合わせは減ったと感じています。

勤怠申請のタイミングでは、問い合わせや誤った申請がくるのですが、コミュニティのおかげか、そういった対応は新卒採用の方ではすごく少ない状況です。

少し調べればわかるが、調べるツテがないから聞くしかないことや、聞いてみたらすごく簡単なことを質問するのはスタッフにとってもストレスだと考えています。

なので、今後は既卒の方もコミュニティに参加することにより、改善できればお互いのためにも良いと考えています。

コミュニティの導入目的を教えてください。

大きく二つあります。

一つ目は、勤怠やfuntableとして働く上で必要な情報は、ここを見たらわかるというものを作りたかったこと。
二つ目は、就業中のスタッフ同士が相互コミュニケーションできる場というか、「私の悩みが誰かの解決になる」みたいな場を作りたかったこと。

上司からコミュニティ活用の話があってから「コミュニティサイトとは」をいろいろと調べ、やりたいことができそうだという感触があり、導入に至りました。

ツールは、コミューンさまを含めて、2社検討しました。決め手となったのは、コミューンの営業やカスタマーサクセスの方が、私たちがやりたいことに対して、しっかり寄り添ってくださって、どういうふうに運用したらやりたいことを叶えられるかというのを一緒に考えてくださったところです。

また、funtableというサービスが何で、どういったサービスなのかをちゃんと理解しようとしてくださいました。通常のコミュニティとは少し違う、私たちのサービスや就業スタッフの特性にあった情報共有のコミュニティでもしっかりと並走してくれたということがすごく嬉しかったです。

また、私たちでもコンテンツを比較的、簡単に作れそうなサービスだったので、導入を決定しました。記事作成や写真アップロードなど、少しハードルが高いと感じていましたが、実際にはとても簡単に作成することができました。

現在のコミュニティの活用と目標の数値について教えてください。

大きく分けて三つあります。

一つ目は、勤怠の情報や休業日、研修日程のアンケートなど働く上で必要な情報を定期的に格納しています。
二つ目は、研修で使用した記事や、パソコンのお役立ち機能のアウトプットなどのコンテンツを格納しています。
最後に、funtableの気軽な情報配信です。オフィスカジュアルの服装を見せて、こんな感じの服装で出社しているよ、とか。funtable推進室メンバーの自己紹介などを載せています。こちらからブログのように情報を配信してしている形です。

コミュニティサイトでのやり取りを通じてスタッフとの距離感が縮まっている

コミュニティを運営していく中で、何か目標の数値などはありますか？

数値目標は、年間アクション率とアクティブ率を定めています。またログイン率は8割ぐらいと目標をつくりましたがすごく高かったようで、当初の目標を下方修正しました。

コミューン導入後の成果は何かありましたか？

もともと、私たちの自己紹介をする場がありませんでした。自分が担当しているスタッフの方とは関わる機会がありますが、それ以外の方は、担当以外のメンバーを全く知りません。コミュニティサイトで全員の自己紹介を載せることで、パーソルテンプスタッフのfuntableは、こういう運営の人がいるんだ、こういう採用担当の人がいるんだ、と理解を深めていただくことができたのではないかと思います。

また採用担当と真面目な話だけではなく、ざっくばらんに話をすることで、距離感も縮まり、伴走しているという印象をもっていただけるようになったと思っています。

私たちを近い存在に感じてもらう、という点ではメールでは「いつもご就業ありがとうございます」「お疲れ様です」のような少し堅苦しい文章を入れないといけませんが、コミュニティではもっと身近に感じていただけるようなメッセージが送れるので、帰属意識の向上に繋がるといいと思っています。

自己紹介の投稿には、なかなか『いいね！』が付かなかったですけどね。（笑）

その辺りもコミューンのカスタマーサクセスの方からアドバイスをもらいました。私たち事務局が『いいね！』をいっぱい押していると、内輪で盛り上がっているように捉えられるかと思い、あえて控えていたんです。しかし、ユーザーは『いいね！』が全員事務局の人かどうかまで見ている人は少ないので『いいね！』がたくさん付いていた方が押しやすくなるとアドバイスをいただき、なるほどと思いました。客観的にアドバイスをいただけるのは、とてもありがたいと感じています。

コミューンと一緒にコミュニティサイトを築き上げていく

これからのコミュニティの目指す姿や展望などを教えてください。

運用開始するまでの間、携わっていただいた方の対応はすごく安心感が持てました。専門的なお話しをしてくださる方も、一般的にはこうだけどといったお話をしてくださるので、抵抗感なくすんなり受け入れることができました。

サポートしていただいている感じがあり、自分の友人などからコミュニティサイトについて相談があったらコミューンを考えてみたら？とおすすめしたいサービスだと思っています。

あと、客観的にアドバイスいただけるのもすごくありがたいです。事業運営をしていると自社目線になりがちですが客観的にアドバイスをいただくことができ、気づきやヒントになったりします。定期ミーティングでは、双方で振り返りをして宿題を持ち寄って披露するといった形で進めていただいて、一緒に築き上げていく感覚を持ちました。それぞれが一方的にではなく、一緒に作っていくコミュニティサイトだと感じています。

ありがとうございました！